Zijn jouw facturen compleet en correct opgesteld?

Waarom correct opgestelde facturen zo belangrijk zijn:

Als handelaar ben je meestal verplicht om een officiële factuur te maken. Een juiste en volledige factuur opstellen is belangrijk voor de btw-administratie. En zeker zo belangrijk wanneer jij vlotte betaling wil bekomen.

Facturen worden wettelijk beschouwd als het bewijs dat een levering heeft plaatsgevonden. Daarom ook dat jouw klant de betaling verschuldigd is. Wanneer jouw professionele klant je factuur niet protesteert, wordt immers automatisch aangenomen dat hij zich akkoord verklaart met de levering en het verschuldigd bedrag.

Het is heel belangrijk dat jouw facturen correct en duidelijk zijn. Jouw klant heeft alle recht en reden om onjuiste en onduidelijke facturen te protesteren en niet te betalen!

Wat moet zeker op je factuur staan?

FACTUUR of CREDIT NOTA

Het woord “factuur” moet zeker vermeld op het document om rechtsgeldig te zijn. Wanneer dit woord ontbreekt, mag verondersteld worden dat de klant niet op de hoogte was dat hij een bedrag moest betalen.

BEDRIJFSGEGEVENS

Zowel van jouw eigen zaak als van de klant moeten de gegevens volledig op de factuur vermeld worden. Dat zijn onder meer: de officiële naam van de zaak, de rechtsvorm, het adres, het ondernemingsnummer, de bank- en contactgegevens. Van een particuliere klant zeker de voornaam EN de familienaam

DE FACTUURDATUM EN DE VERVALDATUM

Deze data zijn onmisbaar om de betalingen en eventuele bijkomende onkosten te kunnen vorderen.

Wettelijk gezien dient jouw factuur bovendien uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand, volgend op de maand waarin de btw opeisbaar wordt.

HET FACTUURNUMMER

Je factuurnummers mogen beginnen bij om het even welk cijfer. Ze moeten wel chronologisch opeenvolgend te zijn. Factuurnummers overslaan mag absoluut niet.

BESCHRIJVING VAN DE GELEVERDE DIENSTEN OF GOEDEREN

Over welke diensten of producten gaat deze factuur? Dit kan vrij algemeen, maar meer gedetailleerd kan discussie achteraf vermijden.

AANTAL STUKS / EENHEIDSPRIJS / SUBTOTALEN

Zeker bij leveringen van producten raden we aan om het aantal stuks en de bijhorende prijs te vermelden. Eventueel verwijs je naar een bijlage of een bestelbon.

VOORSCHOTTEN, AFREKENINGEN OF TUSSENTIJDSE BETALINGEN

Wanneer je voor een bestelling meerdere facturen opmaakt dan verwijs je best even naar het geheel.

MAATSTAF VAN HEFFING

De maatstaf van heffing is het totaal van de diensten of producten, dus het bedrag exclusief btw.

BTW PERCENTAGE, BTW-BEDRAG EN EVENTUELE VRIJSTELLINGSREGELS

Is uw factuur onderworpen aan btw, dan moet je het btw-percentage en het btw bedrag afzonderlijk vermelden. Factureer je zonder btw dan moet je ook de bijhorende vrijstellingsregel specificeren. Bijvoorbeeld levering aan medecontractant, een intracommunautaire levering aan een buitenlandse klant of een onderneming die vrijgesteld is van btw. (met een verwijzing naar het correcte artikel van het btw-wetboek)

ALGEMENE VOORWAARDEN

Heb je Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op de transactie, dan voeg je best een verwijzing naar deze voorwaarden toe op uw factuur. Staan de voorwaarden op de achterzijde van jouw factuur dan vermeld je op de voorzijde best dat deze voorwaarden zich op de achterzijde van het document bevinden.

BEDANKT VOOR HET VERTROUWEN

Uw klanten op de factuur bedanken voor het vertrouwen of de fijne samenwerking is zeker niet verplicht, maar op commercieel vlak een aanrader!

Correcte en duidelijke facturen opstellen, maakt dat een vlotte invordering eenvoudiger is.

Uw klanten zullen het ongetwijfeld op prijs stellen dat jouw facturen correct en duidelijk zijn, want niemand zit te wachten op extra administratie of tijdrovende communicatie over onduidelijke facturen.

Ook voor de invordering van de uitblijvende betalingen via Incasso Geka is het zeer belangrijk dat uw facturen correct zijn opgesteld. Enkel zo kunnen wij eenvoudig de juiste klant aanspreken, vermijden we discussie over de opmaak van het document en kunnen we onze aandacht volledig richten op de betalingsregeling.

Zijn jouw facturen correct?

Ben je niet zeker of de inhoud van jouw facturen compleet is. Of twijfel je aan jouw algemene voorwaarden? Contacteer Incasso GeKa.