Wat te doen om wanbetaling te voorkomen?| Incasso Geka

Tip om wanbetaling te voorkomen


Stuur uw algemene voorwaarden tijdig naar uw klanten

Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: klanten die hun facturen niet betalen. Juist omdat deze situatie bijna onvermijdelijk is, loont het zich u zo goed mogelijk voor te bereiden op wanbetaling door goede algemene voorwaarden op te stellen én die tijdig door te geven aan uw klant. Onze advocate Ellen Coninx raadt aan om de algemene voorwaarden op de offerte en de factuur te zetten en mee te sturen per e-mail. Lees al haar tips in dit artikel.

Waarom zijn algemene voorwaarden zo belangrijk?

Het belang van goede algemene voorwaarden is niet te onderschatten. De algemene voorwaarden hebben eigenlijk het doel uw klant te informeren inzake zijn rechten en plichten. Als u bij particuliere klanten de zekerheid wenst te hebben dat uw algemene voorwaarden toepasbaar zijn, dan dient u ze door de klant te laten ondertekenen voor akkoord. Eigenaars van een webshop kunnen de mogelijkheid voorzien dat klanten de voorwaarden digitaal aanvaarden. Bij een eventueel conflict kan hij erop gewezen worden uw algemene voorwaarden te hebben aanvaard en dient hij deze na te leven. Ondernemingen daarentegen worden steeds geacht uw voorwaarden te kennen ongeacht of deze ondertekend werden of niet.

Waar moeten de algemene voorwaarden vermeld staan?

Algemene voorwaarden moeten bij de factuur geleverd worden. Wij raden klanten aan ze op de factuur én de offerte te printen. U kan ze bijvoorbeeld in twee kolommen op de achterkant van de offerte printen, in een klein maar leesbaar lettertype. Een verwijzing naar uw website is niet voldoende als uw debiteuren particulieren zijn. Als er later problemen zijn met betaling, is het niet zeker of de rechtspraak in uw voordeel zal zijn.

Wanneer moeten de algemene voorwaarden bekend gemaakt worden?

Het is belangrijk ze mee te delen vanaf het eerste contact. Mail ze mee met de offerte of bestelbon. Van zodra een klant iets bestelt, komen er spelregels bij. Die moeten dan door alle partijen gekend zijn. Als de factuurvoorwaarden pas voor het eerst verschijnen bij de factuur, dan is de overeenkomst met de leverancier al gesloten. Bij problemen met wanbetalingen zal de rechter dit afwijzen. Soms dekt de wet het wel, maar het is beter om u voor mogelijke problemen in te dekken door uw algemene voorwaarden (waaronder factuurvoorwaarden) tijdig aan de klant te sturen.